Notionで権限を管理する方法。（管理者権限、権限付与、権限設定など）

Notion（ノーション）ではチームでの利用が増えるにつれ、情報の安全な共有と制限を行うための「権限管理」が非常に重要になります。本記事ではNotionでの権限管理の基本から、実践的な設定方法、注意点までを解説します。

なぜNotionの権限管理が重要なのか？

Notionでは1つのページやデータベースに複数のメンバーがアクセスできます。全員が自由に編集できる状態だと誤って内容を削除したり、意図せずに情報が漏洩したりするリスクがあります。適切な「閲覧」「編集」「コメント」などの権限を設定することで、以下のようなメリットがあります。

• セキュリティの強化
• 情報漏洩の防止
• 作業の属人化を防止
• チーム全体の生産性向上

Notionの権限の種類

Notionではページやワークスペース単位で細かく権限を設定できます。主な権限は以下のとおりです。

ワークスペース権限

ページ単位の権限

権限を設定する方法

ページにメンバーを招待する

1. ページ右上の「Share（共有）」ボタンをクリック
2. 「People, emails, or groups」にユーザーのメールアドレスを入力
3. その右側で「Can edit」「Can comment」「Can view」などの権限を選択
4. 「Invite」ボタンで招待完了

ワークスペースの管理者を設定・変更する

1. 左下の「Settings & Members」をクリック
2. 「Members」タブで現在のメンバー一覧を確認
3. 各メンバーの右側にある「…（その他）」をクリックし、「Make admin」を選択で管理者権限を付与
4. 逆に「Remove admin」で管理者権限を剥奪可能

外部ユーザー（ゲスト）を招待する

• ページ共有画面で「Invite a person」に外部のメールアドレスを入力
• 権限を「Can view」や「Can comment」に設定
• 「Invite」で完了

※ビジネス用途では、セキュリティの観点からゲスト招待の範囲を限定するのが望ましいです。

チームでの運用ルールを整備する

権限管理の設定だけでなく以下のような運用ルールを明文化しておくと効果的です。

• ページ作成時の初期権限は「閲覧のみ」に設定
• 管理者以外が他ユーザーを招待することを禁止
• 機密情報ページには「コメント不可」の制限を設ける
• 社外への共有は禁止、もしくは管理者の承認が必要

よくあるトラブルとその対処法

誤って機密ページを共有してしまった

すぐに共有設定を確認し、「共有リンクを無効化」するか、該当ユーザーの権限を削除します。

管理者が退職してしまった

他の管理者が「Settings & Members」から新たな管理者を設定します。管理者が一人しかいない場合は、Notionサポートへの連絡が必要です。

ゲストユーザーが編集できてしまう

「Can edit」の権限で招待されている可能性があります。共有設定を見直し、「Can view」や「Can comment」に修正しましょう。

権限管理のベストプラクティス

1. 最小限の権限を与える
   • 誰もが自由に編集できる環境は便利な反面、事故の元です。必要最低限の権限を与える「最小権限の原則」を徹底しましょう。
2. 定期的にアクセス権を見直す
   • プロジェクト終了後もゲストが残っているケースがあります。月に1回程度は、アクセス権の棚卸しを行うことが理想です。
3. 権限階層を設計する
   • 情報の機密性に応じて、「公開用」「内部共有用」「管理者限定用」など、階層構造を意識してページを整理しましょう。
4. テンプレートを活用する
   • ページ作成時に毎回権限設定するのは手間です。テンプレートにあらかじめ適切な権限設定を含めておけば、ミスを減らせます。

まとめ

Notionは柔軟で高機能なツールですが、それゆえに「誰が何をできるのか」という権限の整理が非常に重要です。チームや組織でNotionを使うなら単に招待するだけでなく、適切な権限を設計・管理・運用する仕組みを整える必要があります。

権限管理をしっかり行うことでセキュリティリスクを減らし、誰もが安心して作業できる環境が構築できます。この記事を参考にNotionの権限管理を見直してみてください。