スプレッドシートをメール添付して共有する５つの方法

ビジネスや日常生活でスプレッドシートを共有する機会は多くあります。特にメールを使ってスプレッドシートを添付し、相手に送信する方法は最も一般的で便利です。しかし添付方法にはいくつかの選択肢があり、ファイルのサイズやセキュリティ、アクセス制限などを考慮する必要があります。

本記事ではスプレッドシートをメールに添付して共有する5つの方法について詳しく解説します。

Excelファイル（.xlsx）を直接メールに添付する方法

Excelで作成したスプレッドシート（.xlsx形式）をメールに直接添付して送信する方法です。

手順

保存する際に「Excel Workbook（.xlsx）」形式で保存する

メールの新規作成画面を開き、「ファイルを添付」ボタンをクリックする

保存したExcelファイルを選択して添付する

宛先、件名、本文を入力し、送信する

メリット

• 操作が簡単で手軽に送信できる。
• ほとんどのメールクライアントで対応可能。
• 受信者がオフラインでも閲覧可能。

デメリット

• ファイルサイズが大きいと送信できない（一般的に25MB以上は送信不可）。
• 共同編集ができないため、最新のデータが反映されない可能性がある。
• ウイルスチェックを受ける場合があり、受信者が開けないことがある。

Googleスプレッドシートのリンクを共有する方法

Googleスプレッドシートを作成し、その共有リンクをメールに貼り付けて送信する方法です。

手順

Googleスプレッドシートを開く

画面右上の「共有」ボタンをクリック

「リンクを知っている全員がアクセス可能」に設定し、編集権限を「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」から選択

生成されたリンクをコピーしメール本文に貼り付けて送信。

メリット

• ファイルサイズを気にせず送信可能。
• 共同編集ができるため、リアルタイムで更新できる。
• 権限設定が可能で、セキュリティを確保しやすい。

デメリット

• 受信者がGoogleアカウントを持っていないと、アクセスが制限される場合がある。
• インターネット環境が必要。

【事前の対策】スプレッドシートのデータを失わないために

データを失わないためには事前の対策も重要です。

定期的なバックアップ

• Google ドライブのバックアップ設定を有効にする。
• ExcelファイルをOneDrive や Dropbox などのクラウドに保存。
• 外付けHDDやUSBメモリに定期的にコピー。

自動保存機能の有効化

ExcelやGoogleスプレッドシートの自動保存機能を有効にしておくと、予期せぬトラブルからデータを守ることができます。

バージョン管理の徹底

Google スプレッドシートや OneDrive はバージョン履歴を保持しているので、定期的に確認して管理することが重要です。

まとめ

スプレッドシートのデータを失ってしまった場合でも、ゴミ箱の復元、バージョン履歴の確認、自動回復機能の利用、バックアップの活用など、さまざまな方法で復元できます。万が一に備えて定期的なバックアップやクラウド保存の習慣をつけておくことが最も効果的な対策といえるでしょう。