【スプレッドシート】作業効率をアップさせる裏技的テクニックをご紹介

スプレッドシートはビジネスや個人のデータ管理、分析に欠かせないツールです。しかし、基本的な使い方だけでは作業が煩雑になりがちです。そこでこの記事ではスプレッドシート（GoogleスプレッドシートやExcel）をより効率的に活用するための裏技的テクニックを紹介します。これらのテクニックを活用することで業務のスピードアップや精度向上が期待できます。

ショートカットキーを駆使して作業を高速化

スプレッドシートの操作をマウスだけで行っているとどうしても時間がかかります。キーボードショートカットを活用すると作業効率が格段に向上します。

よく使われるショートカットキー（Googleスプレッドシート & Excel 共通）

• Ctrl + C / Ctrl + V ：コピー & 貼り付け
• Ctrl + X ：切り取り
• Ctrl + Z ：元に戻す
• Ctrl + Y ：やり直し
• Ctrl + Shift + V ：書式なしで貼り付け
• Ctrl + A ：すべて選択
• Ctrl + F ：検索
• Ctrl + H ：置換

Googleスプレッドシート特有のショートカット

• Ctrl + Shift + E ：数式バーを展開
• Ctrl + Shift + K ：リンクを挿入

Excel特有のショートカット

• Alt + = ：SUM関数を自動入力
• Ctrl + T ：データ範囲をテーブル化

QUERY関数を活用してデータを自在に抽出

QUERY関数を使うとデータベースのように特定の条件でデータを抽出できます。

基本的なQUERY関数の使い方

=QUERY(A1:D100, "SELECT A, B WHERE D > 50000", 1)

この例ではA列とB列のデータをD列の値が50,000を超える場合に限り抽出します。

QUERY関数はGoogleスプレッドシートの強力な機能の一つであり、データ分析に非常に役立ちます。

スライサーを活用してフィルタリングを簡単に

スプレッドシートには「スライサー」という便利な機能があります。スライサーを使うと複雑なフィルタリングを簡単に操作できます。

スライサーの設定方法（Googleスプレッドシート）

データ範囲を選択

メニューから「データ」→「スライサーを追加」

スライサーでフィルタリングしたい列を選択

スライサーを利用するとチームでの共同作業時に直感的にデータをフィルタリングできるため、分析作業の効率が向上します。

スクリプト（Google Apps Script, VBA）を活用して自動化

手作業で繰り返し行う作業をスクリプトで自動化することで大幅な時間削減が可能になります。

Google Apps Script（GAS）の例

Googleスプレッドシートでセルの自動入力を行うスクリプトの例

function fillColumn() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var range = sheet.getRange("B2:B10");
  range.setValue("自動入力された値");
}

このスクリプトを実行するとB2:B10の範囲に自動で値を入力できます。

Excel VBAの例

Sub FillColumn()
    Range("B2:B10").Value = "自動入力された値"
End Sub

これらを活用すればレポート作成やデータ処理の効率が飛躍的に向上します。

IMPORTRANGE関数で別シートのデータを簡単に取得

GoogleスプレッドシートではIMPORTRANGE関数を使って別のスプレッドシートからデータを取得できます。

使い方

=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!A1:D100")

この関数を使うと他のスプレッドシートのデータをリアルタイムで取得でき、データの一元管理が容易になります。

まとめ

スプレッドシートはショートカットキーの活用や関数の応用、スクリプトによる自動化など多くの便利な機能が備わっています。今回紹介したテクニックを活用すれば作業効率が飛躍的に向上し、業務のスピードアップや精度向上につながります。

ぜひ、今回のテクニックを日々の業務で活用してみてください！