Notionは現代の情報管理ツールの中でも特に高い人気を誇っていまが、この便利さの裏側には「危険性」が隠れているのも事実です。特に職場での利用を考えた場合、セキュリティや情報機密性の面から見過ごすことはできません。
この記事ではNotionの利用に伴う危険性について、特にセキュリティの観点から細かく分析し、職場でどのように安全に利用するべきかを考察します。
Notionの基本構造とデータの管理方式
Notionはクラウド上のサービスで、すべてのデータはオンライン上で保存されます。
これによってどのデバイスからでもアクセスできる便利さがある一方、「第三者によるアクセス」「作成者の情報機密性」「欠陥のあるアカウント管理」など、リスクもコンパクトも大きくなります。
セキュリティの実態と問題点
データの側通し読み
Notionのデータは作成者が意図しないかたちにも、URLを知っていれば読めてしまう場合があります。この「非公開だがURLさえあれば入れる」というシステムは便利な一方で、セキュリティの突きになる可能性が高くなります。
URLの漏洩は一見些細に思えるかもしれませんが、たとえばSlackやChatアプリでうっかりリンクを貼ったことで外部に情報が流出することも十分あり得ます。
アカウントのハック問題
オーナーのGoogleアカウントと連携することでログインできるNotionの方式は便利ですが、同じアカウントを仕事と個人で共用している場合にはリスクが高くなります。特に個人Googleアカウントを仕事に活用する場合は、機密性の保証に問題が生じやすいでしょう。
パスワードの使い回しや2段階認証の未設定といった初歩的なミスが、不正アクセスの温床になります。
3. バックアップ系統の不備
Notionは実は「バックアップ機能」に弱みがあります。ファイルをローカルに保存するといった力が弱く、一度削除したページやデータの復元が困難な場面も。欠陥が発生した際のリスク管理にも疑問が残ります。
加えてNotionには自動バックアップやローカル保存のオプションがほとんどなく、万が一のためにPDFやMarkdown形式での定期的なエクスポートを行うしかありません。これを怠ると、データの一括消失というリスクに直面することになります。
4. 外部サービスとの連携による情報漏洩
NotionはAPIを介して他のサービスと連携できますが、それによりセキュリティリスクがさらに拡大します。ZapierやSlack、Google Driveなど、他のツールと連携する際に適切な認証設定がされていないと、機密情報が外部サービスを通じて漏れる可能性があります。
たとえば、誤った権限設定でSlackに自動投稿されてしまった情報が、誤ってチャンネル全体に公開されるといったトラブルは、十分に起こり得ます。
5. アクセス制限の甘さと内部情報の露出
Notionの共有設定は柔軟ですが、その分操作ミスや理解不足による内部情報の漏洩が発生しやすい構造でもあります。「閲覧のみ」と「編集可」の区別が曖昧にされたまま共有された場合、意図しないデータの改ざんや消去が発生する恐れがあります。
職場でのNotion利用における注意点
企業のポリシーとの互換
セキュリティ面で最も重要なのは、企業側でポリシーを明確にし、社員に展開することです。Notionを使用する際は、「何を上げてもよいのか」「何を禁止するのか」を明示することが必須です。
特に個人アカウントでの利用を禁じ、SAMLやSSO（シングルサインオン）を用いたアカウント統制を行うことが理想です。これにより退職者や契約終了者のアクセス権を速やかに取り消すことが可能になります。
内部管理と認証システムの整備
Google Workspaceやセキュリティツールと連携した認証システムを採用したり、入送信のIP制限をしたりと利用状況を管理できる環境を作ることが求められます。
従業員へのセキュリティ研修を行い、Notionを安全に使うためのリテラシーを高めることも欠かせません。
社外パートナーとのデータ共有リスク
Notionは社内外問わずリンク一つで共有が可能なため、社外パートナーとの連携時には必ずアクセス権限の詳細設定と、ログの監視を行うべきです。どこまで閲覧させるか、どこまで編集させるかを明確にしないと、情報漏洩のリスクが急増します。
実際に起きた事例と教訓
事例1：スタートアップ企業での情報漏洩
あるスタートアップでは、プロジェクトの全工程をNotionで管理していました。プロジェクトの計画書や営業資料、顧客リストなどがNotion上に格納されていましたが、外注先にも共有リンクを送った際、パスワードや有効期限設定がなかったため予期せぬ第三者に漏洩。競合に営業戦略が漏れるという致命的な結果となりました。
事例2：退職者のアカウント残留によるリスク
中規模のIT企業では、退職者のアカウントを適切に削除しないまま放置してしまい、元社員が社内情報にアクセスできる状態が続いていました。結果として退職後に不正な情報持ち出しが発覚し、信頼回復に多大な時間と費用がかかりました。
Notionの安全な使い方：企業としての対策
ポリシー整備と教育
- 機密情報はNotionに載せないルールを明文化
- 共有リンクには必ず期限を設け、編集権限を厳格に管理
- 定期的なアクセス権限の棚卸を実施
- 社員に対するセキュリティ研修の実施
技術的対策
- SSOの導入
- 外部サービスとの連携制限（必要最低限に）
- バックアップツール（外部の連携サービス）との併用
- IP制限やデバイス制限を行い、不正アクセスを防止
ツールの代替案検討
情報機密性が極めて高い場合、Notionよりもセキュリティが厳格なMicrosoft SharePointやConfluence、社内専用Wikiツールを選ぶという選択肢も視野に入れるべきです。
結論：便利だからこそ、危険と向き合う意識を
Notionは素晴らしいツールである一方、悪意な第三者や機密性の高い情報を上げる場合には危険が不可避的に発生します。
職場での利用においては特に「なんとなく使う」のではなく、ルールを明確にし、全社員が同じ意識で運用できるようにすることが、経営者や情報管理者に求められています。
「便利」と「安全性」は必ずしも両立するわけではありません。だからこそ、リスクを正しく理解し、それに対応する形での運用ルールの構築と実践が必要なのです。
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