【Copilot】コパイロットの議事録プロンプトまとめ

会議の議事録作成は多くのビジネスパーソンにとって避けられない業務のひとつです。会議の場では議題が次々に進み意見が交錯するため、すべてを正確に記録するのは難しいものです。会議後にメモを整理し直すだけでも時間がかかり、気づけば「議事録の作成が一番の負担」という声も少なくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、Copilot（コパイロット） を活用した議事録作成です。Microsoft 365 Copilot を中心とした生成AIは会議の音声やチャットログを解析し、必要な情報をわかりやすく整理できます。しかし、ただAIに丸投げするだけでは期待通りの成果が得られない場合もあります。重要なのはAIにどう指示を与えるか――つまりプロンプト設計です。

この記事では議事録作成において役立つCopilotのプロンプトをまとめ、実際の業務でどう応用できるかを徹底解説します。

Copilotで議事録を作成するメリット

1. 圧倒的な時間短縮

従来の議事録作成では会議の録音を聞き直しながら要点をまとめる作業に数時間かかることもありました。Copilotを活用すれば会議直後に数分で要約が生成されます。結果として「議事録作成のための残業」が不要になります。

2. 精度の高い要点抽出

人間だけで記録すると聞き逃しや主観的な偏りが避けられません。Copilotはテキストデータや音声文字起こしを分析し、客観的に重要なポイントを抽出できます。

3. フォーマットの一貫性

議事録の書き方が担当者によってばらつくと読み手が混乱します。Copilotに「毎回このフォーマットでまとめて」と指示しておけば、誰が作成しても統一感のある議事録が得られます。

4. 情報の再利用が容易

AIによる議事録はタグ付けやセクション分けがされているため、後から検索や引用がしやすくなります。例えば「決定事項だけ抽出」「タスク一覧だけ確認」といった使い方も可能です。

議事録プロンプトの基本原則

明確な目的を設定する

曖昧な指示ではAIは迷います。「決定事項を3点」「アクションアイテムを一覧化」といった具体的な目的を提示することが大切です。

形式を指定する

読む人が理解しやすい形式をあらかじめ指定しておくと便利です。例：「Markdownで」「箇条書きで」「セクションごとに見出しを付けて」。

読み手を想定する

議事録の読者は社内の誰か？経営層？プロジェクトメンバー？読み手を意識して指示を出せば、過不足のない情報整理ができます。

すぐに使えるCopilot議事録プロンプト例

決定事項を整理したいとき

• 「この会議で決まったことを、簡潔に3〜5点でまとめてください」
• 「アクションアイテムを担当者と締め切りつきで一覧にしてください」

会議の流れを追いたいとき

• 「時系列をもとに、誰がどんな意見を述べたかを要約してください」
• 「議題ごとに発言を整理し、要点を箇条書きで出してください」

読みやすさを重視したいとき

• 「3000文字以内で、重要な内容だけをまとめてください」
• 「専門外の人でも理解できるように平易な言葉で書き直してください」

見せ方に工夫したいとき

• 「Markdown形式で、見出し→要点→次のステップの順に整理してください」
• 「プレゼン資料に流用できるようにスライドのアウトライン形式でまとめてください」

応用的なプロンプト活用術

タスク管理ツールへの連携

「この会議のタスクを、担当者・期限つきの一覧にしてください」
→ そのままToDoリストやプロジェクト管理ツールに貼り付け可能。

前回からの進捗チェック

「前回の議事録と比較し、進展した事項と未解決事項を整理してください」
→ 定例会議で非常に役立つプロンプト。

外部共有用に再構成

「この会議を知らない人に向けて、背景説明を含めて要約してください」
→ 他部署やクライアントへの報告にそのまま利用可能。

レポート形式への変換

「この議事録を週報として使える形に編集してください」
→ 議事録と報告書を一度に仕上げられる。

Copilot議事録活用の注意点

1. 機密情報の扱い

AIに入力する内容は社外秘や個人情報が含まれないかを確認する必要があります。

2. 自動生成の過信は禁物

Copilotのまとめは非常に便利ですが100%正確とは限りません。必ず人間が確認し、補足・修正するプロセスが重要です。

3. 曖昧な表現を避ける

「重要な部分をまとめて」といった抽象的な指示では期待通りの出力にならない場合があります。具体的に「決定事項3点」「次回までの宿題」など指示することが有効です。

Copilot議事録利用の注意点

機密性の管理

AIに入力する情報は機密を含む場合があります。社内ルールを確認し、安全な環境で利用することが必須です。

AIの出力をそのまま使わない

Copilotは便利ですが万能ではありません。誤解やニュアンスの取り違えも起こり得ます。必ず人間のレビューを通すことで信頼性が担保されます。

指示の精度が成果を左右する

「重要なことをまとめてください」では曖昧すぎます。「決定事項5点」「リスクと課題のみ抽出」といった具体性を持たせることが成功の鍵です。

実務で役立つカスタムプロンプト事例

プロジェクト進行中の場合

• 「この会議の内容をWBSの進捗に沿って整理してください」
  → プロジェクト管理に直結。

マーケティング会議の場合

• 「この会議で話し合われたキャンペーン施策を、目的・予算・担当者ごとにまとめてください」

技術系の打ち合わせの場合

• 「専門用語を整理し、初心者にも理解できる解説を補って要約してください」

経営層への報告資料用

• 「この議事録を、経営判断に必要な情報だけに絞って500文字でまとめてください」

まとめ

Copilotを活用すれば、議事録作成はもはや苦行ではなくなります。重要なのは、適切なプロンプト設計です。

• 目的を明確にする
• 読み手を意識する
• 形式を指定する

この3点を押さえればCopilotはただの要約ツールではなく、実務に直結する議事録生成パートナーになります。

会議は「記録するため」に行うのではなく、「決定と行動につなげるため」に行います。Copilotを活用し議事録作成の負担を減らすことで、より価値ある会議運営を実現しましょう。