スプレッドシートを共有する際に「誰が見たのか」を知りたい場面が多々あります。Googleスプレッドシートなどのクラウドベースのツールでは閲覧履歴の確認が可能ですが、設定や条件によっては完全に把握することができない場合もあります。また閲覧履歴に残らずに閲覧する方法もあります。
この記事ではスプレッドシートの閲覧履歴を確認する方法と、相手にバレずに閲覧する方法について詳しく解説します。
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を確認する方法
Googleスプレッドシートには「アクティビティダッシュボード」という機能があり、閲覧履歴や変更履歴を確認できます。以下の手順で確認できます。
アクティビティダッシュボードの確認方法
※個人のアカウントでは確認できません
1.Googleスプレッドシートを開く
2.メニューのツールから「アクティビティダッシュボード」をクリック
3.「閲覧履歴」タブを開く
この画面では、誰がいつスプレッドシートを閲覧したのかを確認できます。ただし、閲覧履歴が記録されるのは「Google Workspace（旧G Suite）」を利用している場合のみで、個人アカウントでは利用できません。
閲覧履歴を確認できる条件
閲覧履歴が確認できるのは次の条件を満たしている場合のみです。
- Google Workspaceを使用している（個人用Googleアカウントでは閲覧履歴が表示されない）
- 閲覧者がGoogleアカウントでログインしている（未ログインのユーザーは履歴に残らない）
- アクティビティダッシュボードの設定が有効になっている
閲覧履歴は一定期間で消えることもあるため、定期的に確認するとよいでしょう。
Googleスプレッドシートをバレずに見る方法
Googleスプレッドシートの閲覧履歴に残らずに見る方法はいくつかあります。
Googleアカウントからログアウトする
Googleスプレッドシートは、未ログインの状態で閲覧した場合、閲覧履歴に記録されません。閲覧履歴を残さずに見るためには、Googleアカウントからログアウトし、シークレットモード（プライベートブラウジング）を利用するのが効果的です。
手順
- Googleアカウントからログアウトする
- ブラウザのシークレットモード（Chromeの場合「Ctrl + Shift + N」）を開く
- 共有リンクをコピーし、シークレットモードのブラウザで開く
こうすることで誰が閲覧したかの履歴には残りません。
別のGoogleアカウントを使用する
閲覧履歴を残したくない場合、別のGoogleアカウントで閲覧するのも1つの方法です。Googleアカウントごとに閲覧履歴が記録されるため、本来のアカウントとは異なるものを使用すれば、特定のユーザーとしての履歴を残さずに済みます。
オフラインで閲覧する
Googleスプレッドシートはオフラインでも閲覧できる設定があります。これを利用すれば、オンラインで閲覧履歴が残るのを防ぐことができます。
- Google Chromeで「Googleドキュメントオフライン」拡張機能をインストール
- Googleドライブの設定から「オフライン」モードを有効にする
- オフラインの状態でスプレッドシートを開き、閲覧する
オフラインで閲覧した内容は次回オンラインになった際に自動同期されますが、閲覧履歴としては記録されません。
閲覧履歴を無効化する
Google Workspaceを利用している場合、アクティビティダッシュボードの設定を変更することで自分の閲覧履歴が他人に見られないようにできます。
手順
- Googleスプレッドシートを開く
- 「アクティビティダッシュボード」をクリック
- 「プライバシー設定」を選択
- 「閲覧履歴を記録しない」にチェックを入れる
こうすることで自分が閲覧しても履歴に残らなくなります。
まとめ
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を確認するには、Google Workspaceを利用し、「アクティビティダッシュボード」を開くことで誰が見たのかを把握できます。ただし、個人のGoogleアカウントではこの機能は使えません。
一方で閲覧履歴を残さずに閲覧する方法として、
- ログアウトしてシークレットモードを利用する
- 別のGoogleアカウントを使う
- オフラインで閲覧する
- アクティビティダッシュボードの設定を変更する
といった対策があります。
スプレッドシートの閲覧履歴を気にする場面は多いですが、適切な設定を行うことで、プライバシーを守りながら利用することが可能です。共有時のルールを確認し最適な方法を選んで活用してください。
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